Cách đơn giản nhất để tạo bot trả lời tin nhắn tự động

1. Tại sao cần tạo bot trả lời tin nhắn tự động

Với nhiều admin quản lý Fanpage các trang top bán hàng trực tuyến, các bạn phải biết cách chia thời gian kiểm tra, vận hành từng trang chu đáo, tương tác với khách hàng để nổi bật hơn nữa so với các cửa hàng khác. Khi kinh doanh, quảng bá sản phẩm trên nền tảng mạng xã hội, chúng ta cần sắp xếp và lên kế hoạch với khối lượng công việc lớn. Bạn cần xử lý một số câu hỏi, giải đáp thắc mắc và phản hồi dành cho người dùng, khách hàng. Vì vậy, việc cài đặt bot trả lời tin nhắn trên Fanpage Facebook là cần thiết để xử lý tin nhắn trong những thời điểm mà người quản lý không thể có mặt để trả lời ngay lập tức hoặc khi số lượng tin nhắn quá lớn khiến đội ngũ trực page không thể đáp ứng kịp thời.

Cài đặt bot trả lời tin nhắn nhanh là một giải pháp cho phép Fanpage chức năng tự động gửi các câu trả lời lên kịch bản sẵn đến người dùng khi nhắn tin.

Những tin nhắn tự động có thể được gửi ngay cả khi không có quản trị viên nào đang trực tuyến tại thời điểm đó. Bot trả lời tin nhắn sẽ duy trì sự tương tác liên tục với khách hàng, tăng trải nghiệm mua sắm và cung cấp các thông tin cơ bản trước. Dịch vụ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp hơn khi có bot trả lời tin nhắn tự động gửi thông tin sản phẩm, công dụng, xác nhận đơn hàng, hẹn đến lấy, xác nhận lấy thành công...

Chatbot tự động được thiết kế để hoạt động mà không cần nhân sự trực liên tục 24/7.

Chatbot không giới hạn ở một mô hình kinh doanh cụ thể. Tùy theo cách cấu hình, bot có thể hoạt động hiệu quả trong các lĩnh vực như:

• Bán lẻ & thương mại điện tử: Chốt đơn tự động, báo giá, giới thiệu sản phẩm, xử lý đơn hàng
• Dịch vụ khách hàng: Phản hồi câu hỏi thường gặp (FAQ), giải đáp chính sách đổi trả, bảo hành
• Y tế, giáo dục, bất động sản, spa...: Đặt lịch hẹn, nhắc lịch chăm sóc khách hàng
• Tiếp thị và truyền thông: Gửi tin nhắn giới thiệu khuyến mãi, minigame, seeding review...

Các chatbot hiện nay có thể được lập trình để xử lý nhiều tác vụ như: trả lời câu hỏi thường gặp, đặt lịch, cung cấp thông tin theo yêu cầu, hay thậm chí gửi tin nhắn nhắc đơn và hỗ trợ chốt đơn. Nhờ đó, các cửa hàng và fanpage không đơn giản chỉ tiết kiệm chi phí nhân sự mà còn tối ưu hiệu quả kinh doanh vượt trội.

Lợi ích khi sử dụng bot trả lời tin nhắn tự động

• Rút ngắn thời gian phản hồi khách hàng: Thay vì phải chờ nhân viên hỗ trợ trực tiếp, khách hàng có thể nhận được câu trả lời ngay lập tức từ tin nhắn tự động. Shop có thể cung cấp dịch vụ khách hàng nhanh, giảm thời gian chờ đợi. Khách hàng cảm thấy được quan tâm và chăm sóc sẽ tăng sự hài lòng và tạo ra trải nghiệm tích cực hơn khi nhắn tin, tương tác với Fanpage
• Cá nhân hóa trải nghiệm bán hàng cho từng khách hàng: Tổng hợp phân tích thông tin cá nhân từ các cuộc trò chuyện, thông tin cá nhân, lịch sử mua sắm của khá, hỗ trợ phân loại và đề xuất các gợi ý sản phẩm hoặc gói dịch vụ phù hợp với nhu cầu và sở thích của từng khách hàng. Việc cá nhân hóa sẽ tạo cảm giác đặc biệt, được chăm sóc cho khách hàng và khuyến khích họ thực hiện giao dịch mua sắm, tăng tỷ lệ chuyển đổi và trở thành khách hàng trung thành
• Giảm chi phí nhân sự chăm sóc khách: Nhân viên có thể tập trung vào công việc bán hàng, xử lý đơn hàng. Chatbot có thể hoạt động liên tục, tối ưu thời gian và hiệu suất làm việc cho cả khách hàng và doanh nghiệp
• Hỗ trợ tthu thập dữ liệu về hành vi và sở thích của khách hàng: Những thông tin này có thể được phân tích để hiểu rõ hơn về nhu cầu của thị trường, lên kế hoạch chiến lược phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ 
• Đảm bảo tính nhất quán trong thông tin và dịch vụ mà khách hàng nhận được. Fanpage sẽ xây dựng được mức độ uy tín cao dù khách hàng liên hệ vào thời điểm nào hay qua kênh nào

Trong kinh doanh online, việc sử dụng bot bán hàng chăm sóc khách hàng tự động giúp chủ shop tiết kiệm thời gian và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Quản lý hàng chục fanpage, nhận hàng ngàn tin nhắn từ Facebook, Zalo OA, Zalo cá nhân, Shopee, Instagram...  khiến bạn bỏ sót khách hàng? Vpage giúp bạn kiểm soát tất cả chỉ trong 1 nền tảng!

2. Cách tạo bot trả lời tin nhắn tự động khách hàng miễn phí

Fanpage là cầu nối quan trọng giữa thương hiệu và khách hàng, đóng vai trò vừa là kênh tiếp cận, vừa là nơi giao tiếp, chăm sóc và xây dựng mối quan hệ bền vững. Việc cài đặt bot trả lời tin nhắn tự động giúp bạn phản hồi nhanh chóng ngay cả khi không trực fanpage, tạo cảm giác chuyên nghiệp và được quan tâm cho khách hàng.

Để thiết lập tính năng trả lời tự động trên Fanpage, bạn cần đảm bảo:

• Tài khoản của bạn phải có quyền quản trị viên, biên tập viên hoặc người kiểm duyệt để truy cập cài đặt Fanpage.
• Tính năng “Tin trả lời nhanh” là những tin nhắn phản hồi tự động gửi đi khi có tin nhắn mới từ khách hàng. Ví dụ: lời cảm ơn, thông báo “shop sẽ sớm liên hệ”,… giúp giữ kết nối tức thời và không bỏ lỡ cơ hội bán hàng.

Vpage là một công cụ hữu ích giúp bạn thiết lập chatbot miễn phí mà không cần biết lập trình. Chỉ với vài thao tác đơn giản tại vpage.nhanh.vn, bạn đã có thể tạo kịch bản chatbot, phân loại khách hàng, tự động gán nhãn, gửi tin nhắn follow-up, remarketing,...

Bước 1: Đăng nhập hoặc đăng ký tài khoản trên Vpage.nhanh.vn. Sau khi đã tạo tài khoản trên Vpage, hãy kết nối tài khoản của bạn với Fanpage muốn quản lý. Chọn đúng Fanpage muốn cài đặt bot trả lời tin nhắn để tránh nhầm lẫn.

Bước 2: Tại thanh menu chính, chọn mục "Chatbot" để vào trang quản lý chatbot.

Bước 3: Trên trang danh sách chatbot, bạn có thể thấy các chatbot đã được tạo trước đó. Để tạo chatbot mới, nhấn chọn nút "Tạo bot mới".

Bước 4: Tiếp theo, bạn chọn nền tảng muốn chatbot hoạt động. Có thể chọn Facebook hoặc Zalo rồi nhấn "Bước tiếp theo".

Bước 5: Chọn tạo chatbot trống hoặc sử dụng các bot mẫu đã có sẵn và tự tùy chỉnh nội dung kịch bản, tin nhắn cho phù hợp với ngành nghề kinh doanh.

Vpage hỗ trợ người dùng dễ dàng thiết lập bot trả lời tin nhắn tự động thông qua kho kịch bản mẫu đa dạng, được xây dựng sẵn theo từng ngành hàng và mục đích sử dụng cụ thể. Bạn có thể chọn một mẫu phù hợp, chỉnh sửa nội dung theo phong cách thương hiệu, hoặc tạo mới hoàn toàn một chatbot theo nhu cầu riêng.

Sau khi lựa chọn xong kịch bản, bạn chỉ cần vài thao tác đơn giản để kích hoạt chatbot trong hệ thống Vpage. Ngay khi được kích hoạt, chatbot sẽ tự động phản hồi các tin nhắn từ khách hàng một cách tức thì và nhất quán.

Ưu điểm vượt trội khi sử dụng chatbot từ Vpage là khả năng phản hồi 24/7, kể cả ngoài giờ hành chính hay ngày nghỉ, giúp fanpage luôn duy trì được sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng, đảm bảo không bỏ lỡ bất kỳ cơ hội bán hàng nào.

Không chỉ nâng cao trải nghiệm khách hàng, chatbot Vpage còn giúp tiết kiệm thời gian, giảm tải công việc cho chủ shop, đặc biệt khi lượng tin nhắn tăng đột biến vào các dịp cao điểm. Nhờ đó, hoạt động chăm sóc khách hàng trở nên bài bản, linh hoạt và tối ưu hơn nhiều so với hình thức thủ công.

Bạn có thể tham khảo cách tạo chatbot tự động trên Vpage qua video sau: 

Ngoài việc dùng bot, bạn có thể thiết lập thêm trả lời tin nhắn nhanh trên fanpage Facebook để xử lý các câu hỏi lặp đi lặp lại một cách nhanh gọn.

Đừng để khách hàng phải chờ đợi câu trả lời quá lâu và bỏ qua cơ hội bán hàng quý giá. Hãy bắt đầu tạo chatbot trả lời tin nhắn tự động ngay hôm nay với Vpage - Giải pháp được hàng nghìn shop tin dùng.

• Tạo kịch bản phản hồi tự động
• Gửi tin nhắn chốt đơn ngay khi khách comment
• Trả lời theo từ khóa, theo giờ, theo kịch bản

3. Các loại bot trả lời tin nhắn phổ biến

Chatbot bán hàng

Chatbot bán hàng là công cụ được thiết lập để tương tác với khách hàng, hỗ trợ khách trong quá trình mua sắm. Chatbot bán hàng thường sẽ cung cấp thông tin chi tiết về các sản phẩm, thành phần, công dụng, đưa ra các gợi ý và tư vấn cụ thể. Chatbot bán hàng có thể hướng dẫn thực hiện quy trình mua hàng, cho phép khách hàng hoàn thành giao dịch đơn hàng nhanh chóng.

Chatbot trò chuyện theo ngữ cảnh

Chatbot trò chuyện theo ngữ cảnh là loại chatbot ứng dụng trí tuệ nhân tạo để nắm bắt và hiểu bối cảnh của cuộc trò chuyện. Nhờ chatbot cung cấp những câu trả lời chính xác và phù hợp, cuộc trò chuyện sẽ tự nhiên và tạo trải nghiệm người dùng mượt mà, tăng sự hài lòng khách hàng.

Chatbot trò chuyện theo kịch bản

Chatbot trò chuyện theo kịch bản hoạt động dựa trên một kịch bản đã được thiết lập sẵn, tương tác với người dùng thông qua các câu hỏi và câu trả lời đã được dự đoán trước. Loại chatbot kịch bản thường được sử dụng để hỗ trợ khách hàng thực hiện các thao tác cụ thể, trả lời thắc mắc, giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả giao tiếp.

Chatbot trò chuyện theo từ khóa

Chatbot trò chuyện theo từ khóa hoạt động bằng cách đưa ra phản hồi cho khách hàng dựa trên các từ khóa hoặc cụm từ mà người dùng nhắn trong cuộc trò chuyện. Loại chatbot này thường nắm bắt ý nghĩa của người dùng bằng các từ ngữ đã được sử dụng và cung cấp câu trả lời phù hợp với ngữ cảnh đó.

Chatbot chăm sóc khách hàng

Chatbot chăm sóc khách hàng giữ vai trò quan trọng khi xử lý các câu hỏi và vấn đề mà khách hàng cần tư vấn sau khi đã mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ. Thường khách hàng sẽ cần cung cấp dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật, cách sử dụng, phương pháp dùng... Sử dụng bot trả lời tin nhắn tự động chăm sóc khách hàng giúp nâng cao trải nghiệm và tăng số lượng khách hàng trung thành.

Nếu muốn đa dạng lựa chọn, bạn có thể tham khảo danh sách phần mềm chatbot miễn phí được nhiều doanh nghiệp tin dùng hiện nay.

Kết luận, tạo bot trả lời tin nhắn tự động không còn phức tạp hay tốn thời gian. Với những bước hướng dẫn cách đơn giản nhất để tạo bot trả lời tin nhắn tự động và công cụ hỗ trợ chatbot VPage, các bạn đã có thể thiết lập một hệ thống tự động hóa giao tiếp hiệu quả. Phần mềm chat đa kênh Vpage mong rằng chủ shop sẽ tiết kiệm chi phí và thời gian, nâng cao sự hài lòng của khách hàng và phát triển những cơ hội kinh doanh mới. Cảm ơn các bạn đã đọc!